Olen ollut muutaman viikon osana tiimiä, joka tekee erittäin intensiivistä, lyhyttä ja aikataulultaan tarkkaan määriteltyä asiakasprojektia. Pohdimme projektia edeltävällä viikolla sitä, miten saamme tiimistä parhaiten kaiken hyödyn irti.
Normaalisti istumme avokonttorissa, jossa on helppo huudella viereisiin pöytiin, kysyä kaverilta neuvoja, keskustella asioista, jne. Koska se on niin helppoa, sitä tulee tehtyä aivan liikaa, tunnustan! Syyllistyn siihen usein itsekin. Toisinaan taas on kiva tehdä töitä kotisohvalta ja työmatkalla ollessakin pitää tehdä monenlaisia juttuja. Onneksi on pikaviestimet, online-palaverit, ym. jotka mahdollistavat niin läsnä-, etä- kuin joustotyöläisten, kaukana olevien asiakkaiden ja paikalla olevan oman tiimin jäsenten välisen joustavan kommunikaation missä ja milloin vain.
Ainakin oma kykyni keskittyä hälyn keskellä tai vieraassa ympäristössä tärkeisiin asioihin on rajallinen, enkä usko olevani ainoa. Joka tuutista tuleva viestitulva ja ympäristön ärsykkeiden suuri määrä harvemmin tehostavat työntekoa, ainakaan työssä joka vaatii keskittymistä ja pitkäjänteisyyttä. Keskeytyksen jälkeen ottaa aina aikansa päästä kiinni työrytmiin, puhumattakaan, että saavuttaisi oikean flown, jossa tosissaan alkaa tapahtumaan asioita. Kirjoita siinä sitten hyviä määrittelyjä tai muuta dokumentaatiota, koodauksesta puhumattakaan.
Takaisin asiaan, tähän projektiimme. Teimme sen myötä firmassamme uudenlaisen ihmiskokeen, joka nykyisenä virtuaali- ja online-aikana on harvemmin se ensimmäinen vaihtoehto. Projektitiimimme muutti yhteen huoneeseen, toimiston kaukaisimpaan nurkkaan, eri kerrokseen missä yleensä istumme. Projektitiimistä tuli peräkammarin poikia.
Tavoitteena oli minimoida ulkopuoliset häiriöt, projektin muille aiheuttama häiriö sekä maksimoida tiimin sisäisen kommunikaation onnistumismahdollisuudet.
Jos on ollut sairastamista, lastenhoidollisia yms. tarpeita, niin myös etänä on voinut toimia osana tiimiä varsin tehokkaasti. Jokaisella on ollut rauha keskittyä pelkästään tähän projektiin. Sovimme vielä erikseen projektille ’välipäiviä’ yhdessä asiakkaan kanssa. Noihin päiviin keskitettiin kaikki projektin ulkopuoliset työt, jolloin ne häiritsivät vähemmän keskittymistä.
Nyt olemme loppusuoralla ja olemme hyvin yksimielisiä siitä, että ihmiskokeemme on onnistunut. Olen saanut mahdollisuuden oppia teknisemmiltä osaajilta uusista työkaluista ja olen pystynyt auttamaan heitä teknisissä jutuissa. Olen saanut dokumentaatiot, speksit, ym. kirjalliset harjoitukset tehtyä rauhassa ja pystynyt välittömästi kysymään asioista niiltä jotka niistä oikeasti tietävät. Muut tiimin jäsenet ovat erityisesti kehuneet mahdollisuutta keskittyä rauhassa käsillä olevaan tehtävään.
Olemme pystyneet fokusoimaan kaikkien tekemistä ja käyttämään parhaita yhteisiä työkaluja, niin moderneja kuin vähän vanhanaikaisempiakin. Koko tiimi on pystynyt osallistumaan helposti online-palavereihin asiakkaan kanssa. Perinteinen tussitaulu huoneen seinällä on loistava apuväline yhteisille muistiinpanoille ja suunnittelulle. Erityisesti ketterässä toteutuksessa usein fläpille tai taululle piirtäminen on tehokkain ja nopein tapa kommunikoida aivan yhtä lailla kuin ad hoc online-palaverit asiakkaan kanssa ovat tehokkain tapa käydä läpi tilanteita ja keskustella asioista. Näihin kaikkiin pitää olla mahdollisuus.
Uskon, että jokaisella projektitiimissä mukana olevalla on nyt kattavampi kuva projektin kokonaisuudesta kuin aiemmissa vastaavissa projekteissa. Ainakin itse koen, että olen saanut enemmän aikaan kuin normaalissa avokonttoriympäristössä. Ja koska olemme saaneet enemmän aikaan, projektiaikataulu on pitänyt eikä kukaan meistä ole joutunut uhraamaan vapaa-aikaansa tälle projektille. Uskon myös, että asiakaskin kokee saaneensa vähintäänkin sen mitä on tilannut.
Peräkammariin muuttaminen ei ehkä ollut ratkaisevaa projektin onnistumiselle. Mutta se, että saimme käyttöön juuri tähän projektiin soveltuvan työtavan, työkalut, työrauhan ja tiimin toimimaan yhteen, oli ensiarvoisen tärkeää.
Työrauhan ja hyvien työkalujen eteen kannattaa nähdä vaivaa!
