Erityisesti korkeakoulusektorille suunnattu ratkaisu, joka huomioi täydentävän rahoituksen rahoittajakohtaisuudet sekä perustoiminnan erityispiirteet. Projektipohjaisesta budjetoinnista sekä ennustamisesta muodostetaan linjaorganisaation budjetit ja ennusteet, automaattisesti huomioiden omarahoitusosuudet sekä yleiskustannuslaskennat ja niiden kohdennukset.
Ratkaisu mallintaa projektin koko elinkaaren, mukaan lukien sisäisen hyväksynnän ja rahoituspäätökseen sopeuttamisen. Käynnistynyttä projektia seurataan talouden ja henkilöstön osalta ja sitä ennustetaan syntyneitä taloudellisia toteumia apuna käyttäen.
Ratkaisu on selainpohjainen taloussuunnittelun työkalu, joka sisältää projektien hallinnan työkalut. Nämä sisältävät yksikkö- ja henkilökohtaiset projektisalkut ja yhteenvedot. Projektien elinkaari on mallinnettu järjestelmään kattaen elinkaaren mukaiset hyväksynnät ja automaattisen sähköisen arkistoinnin. Projektien taloutta suunnitellaan, seurataan ja ennustetaan järjestelmän avulla. Projekteissa tehdään myös henkilöiden resursointi ja niistä syntyvät kustannusseuraukset. Taustalla toimivat sähköiset yhteydet olemassa olevaan kirjanpitojärjestelmään ja henkilöstöjärjestelmään, joko tietovaraston kautta tai suoraan, ja näistä saadaan suunnittelua ja seurantaa tukevaa palvelusuhde- ja toteumatietoa.
Projektitoimintojen erityispiirteenä toimivat rahoittajakohtaiset projektipohjat. Nämä ovat rahoittajien sääntöjen pohjalta toteutetut laskennat, jotka ottavat huomioon rahoittajakohtaiset vaatimukset ja laskentamallit, esimerkiksi miten rahoittaja hyväksyy yleiskustannusten henkilösivukulujen perimisen rahoittamalleen projektille. Ratkaisu luo rahoittajakohtaisen projektipohjan avulla myös rahoittajan vaatimusten mukaisen budjettipohjan, jota voidaan käyttää rahoituksen hakuvaiheessa ja raportoinnissa suoraan. Tästä seuraa, että projektia suunniteltaessa käyttäjän ei esimerkiksi tarvitse tietää yleiskustannusten ja henkilösivukulujen laskentaperusteita, vaan järjestelmä laskee ne automaattisesti ja käyttäjä budjetoi aina faktisia kuluja.
Suunnittelun lähtökohtana voi olla joko perustoiminta tai täydentävän rahoituksen projekti.
Perustoimintaprojektilla tarkoitetaan yliopiston toimintaa, jota rahoitetaan pääosin budjettivaroin. Tällaista toimintaa on perinteisesti opetukseen ja hallintoon liittyvät tehtävät. Voidaan myös vaihtoehtoisesti ottaa käyttöön kustannuspaikkakohtaiset perustoiminnot, mikäli ei haluta hyödyntää perustoimintaprojektien tarjoamaa logiikkaa.
Täydentävän rahoituksen projekteja ovat kaikki yliopiston ulkopuolelta pääosin rahoituksensa saavat tutkimustoimintaprojektit.
Jokainen yksikkö muodostaa yksikkökohtaiset budjetit organisaation jokaisella tasolla automaattisella summauksella alla olevien yksiköiden ja kustannuspaikkojen painotetuista projektibudjeteista sisältäen sähköisen käsittelyn ja arkistoinnin. Budjetointi ja seuranta voidaan tehdä joko kuukausi, kvartaali, puolivuosi tai vuositasolla, esimerkiksi niin, että kuluva sekä seuraava vuosi kuukausitasoisena, sitä seuraava vuosi kvartaalitasoisena ja sen jälkeiset vuodet vuositasoisina.
Budjetin pohjaksi mahdollistetaan myös taloudelliset raamit eli ns. rahanjako, joka sisältää ylhäältä alas tehtävän organisaation perusrahoituksen jakamisen budjetoinnin pohjaksi.
Suunnittelun taustalle on toteutettu käsittely- ja hyväksymissäännöt, jakelu ja julkaisu. Järjestelmässä on roolipohjainen oikeuskäsittely, jonka perusteella rajoitetaan pääsyä tietoihin, oikeutta hyväksyä, valmistella ja lukea yksiköiden, projektien ja henkilöiden tietoja.
Ratkaisu laskee myös automaattisesti esim. henkilöstösivukulut (lakisääteiset henkilösivukulut, lomarahat ja loma-ajan palkan) resursoiduille henkilöille. Ratkaisu huolehtii automaattisesti myös rahoittajan hyväksymien yleiskustannusten jakoperusteista sekä rahoittajan hyväksymien lakisääteisten henkilösivukulujen ylittävän rahoitusosuuden jakoperusteista. Tämä tarkoittaa, että yleiskustannukset siirtyvät budjetoinnissa automaattisesti organisaation muun toiminnan käyttöön ja lakisääteiset ylittävät rahoittajan maksamat henkilösivukulut siirtyvät suoraan projektin kustannuspaikan käyttöön. Vastaavasti myös muut sisäiset veloitukset on tuettu.
Ratkaisu tukee myös investointien suunnittelua, poistolaskentaa sekä sähköistä käsittelyä huomioiden vaikutukset sähköisiin budjetteihin ja ennusteisiin sekä organisaatio- että projektitasolla, mukaan lukien omarahoitusosuuksien laskenta.
Ratkaisuun voidaan myös liittää Datavault -pohjainen SmartDW -moduuli, minkä avulla Certia-palvelukeskuksen vakioliittymän kautta tarjottu tositetasoinen ja raakadata muotoinen aineisto muunnetaan analytiikan edellyttämään muotoon.
Ratkaisu tukee Microsoft PowerBI -raporttien saumatonta upotusta, tarjoten interaktiiviset visualisoinnit suoraan ratkaisun käyttöliittymän välityksellä.
