Mihin tarvitaan tietovarastoa? JOS yrityksen operatiivisesta järjestelmästä saadaan ulos kaikki liiketoiminnan ohjaamiseen tarvittavat tiedot, niin ei ehkä mihinkään.
Mutta useimmiten tilanne on se, että yrityksellä on käytössään useita järjestelmiä. Talous hoidetaan eri järjestelmässä kuin henkilöstöhallinto. Varaston tiedot ovat omassaan, onnekkaassa tapauksessa samassa järjestelmässä tuotannon kanssa. Ja tietenkin myynti tarvitsee oman CRM:nsä. Joten käytännössä liiketoiminnan tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä ja niitä siirrellään tarpeen mukaan erilaisilla liittymillä järjestelmästä toiseen. Monesti siirtoja tehdään kuitenkin operatiivisen toiminnan ehdoilla, esimerkiksi asiakastiedot pitää saada liikkumaan järjestelmien välillä. Harvemmin liittymiä rakennetaan sen vuoksi, että raportointi ja toiminnan johtaminen olisi helpompaa. Ja vaikka yrityksellä olisi yksi ainoa toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallitaan koko toimintaa, niin valitettavan usein noiden järjestelmien raportointi ei riittävällä tavalla tue tiedolla johtamista.
Sisäisen tiedon lisäksi yrityksen johtamisessa tarvitaan paljon ulkoista tietoa. Tämän tiedon määrä nykyisessä Big data -maailmassa lisääntyy koko ajan ja oikeastaan vasta nyt on ensimmäisen kerran mahdollista ottaa tuota tietoa haltuun. Itse asiassa yrityksillä ei ole koskaan ennen ollut näin hyvää tilaisuutta hyödyntää organisaation ulkopuolelta tulevaa tietoa.
Operatiiviset järjestelmät on suunniteltu toiminnan ehdoilla. Niiden suunnittelussa ei useinkaan ole otettu huomioon tietojen yhdistämistä muiden, järjestelmän ulkopuolisten tietojen kanssa. Näiden kaikkien – sekä sisäisten että ulkoisten – tietojen yhdistämistä varten tarvitaan jokin muu järjestelmä ja tähän tarkoitukseen tietovarastot on luotu. Parhaimmillaan tietovarasto luo standardoidun tietomallin koko organisaation tiedolle ja samalla erinomaisen pohjan kaikelle raportoinnille ja itse tiedolla johtamiselle. Ja luonnollisesti raportointi itsessään nopeutuu ja helpottuu valtavasti.
Muuttuva toimintaympäristö huutaa automaatiota
Liiketoiminta muuttuu nopeasti: ympäristö ja rakenteet muuttuvat, myytävät tuotteet ja markkinat muuttuvat, asiakkaatkin vaihtuvat. Yrityksiä ja niiden osia myydään ja ostetaan. Raportointivälineet muuttuvat ja kehittyvät koko ajan. Toimiva tietovarasto ei siten voi olla staattinen, vaan sitä täytyy pystyä muuttamaan ja kehittämään koko ajan. Tietomallin pitää vastata todellisuutta ja kun ympäristö muuttuu, niin tietomallin ja sitä kautta myös tietovaraston pitää muuttua koko ajan. Suurin syy siihen, että tietovarasto jää käyttämättä, on sen muuttamisen hitaus ja kankeus.
Muuttuvassa toimintaympäristössä ainoa oikea tapa ratkaista tietovaraston kehittäminen on hyödyntää automaatiota. Suunnittelussa pitää keskittyä tiedon ymmärtämiseen ja jalostamiseen, ei tietovaraston teknisen työn suorittamiseen. Automatisoidulla tietovarastolla päästään siihen, että toiminnan muuttuessa saadaan tietovarasto pidettyä ajantasaisena merkittävästi pienemmällä kehitystyöllä.
Johdon sitoutuminen ja ketterä kehittäminen ovat ykkösasioita
Oman kokemukseni mukaan johdon sitoutuminen on tärkeintä kaikissa kehityshankkeissa. Liian usein käy niin, että esimerkiksi IT-osastolla kehitetään jokin uusi järjestelmä toimintaa tai johtamista tukemaan. Nämä POC-hankkeina toteutetut hyvätkin ratkaisut jäävät helposti yksittäistapauksiksi, jos johto ei ole täysillä niiden takana. Hankkeita suunniteltaessa kannattaa pitää alusta asti mielessä sen kehityspolku tulevaisuudessa. Tietovarastoratkaisujen on oltava sellaisia, että hyviä asioita voidaan laajentaa ja niitä pitää laajentaa kattamaan uusia osa-alueita myöhemmin, kunhan ensimmäisestä on kerätty kokemuksia.
Ketterällä kehittämisellä tarkoitan sitä, että projektia ei haudota liian pitkään ennen sen ottamista käyttöön. Parhaat tulokset saadaan siten, että tehdään lyhyitä kehitysprojekteja. Projektin kesto voi olla vaikkapa vain muutaman päivän mittainen, mutta on syytä pitää hankkeet maksimissaan kahden kuukauden mittaisina. Näin tietovarasto ja raportit saadaan nopeasti käyttäjille ja investointi alkaa tuottamaan hyötyä heti. Samalla saadaan koko ajan palautetta ja tietovarastoa voidaan kehittää oikeaan suuntaan koko ajan johtamista tukien.
Avoimuus on viisaan valinta
Erilaisia raportointitarpeita on paljon ja hyviä työkaluja tulee koko ajan lisää. Esimerkiksi Microsoftin välineet elävät voimakasta kehitysvaihetta juuri nyt. Jokaisella välineellä – Excel, PowerBI, Reporting Services, Sharepoint – on omat vahvuutensa ja ne sopivat eri tavalla eri tarkoituksiin. Eikä tässä kannata ajatella pelkästään yhden toimittajan raportointivälineitä, esimerkiksi Qlikview ja Tableau ovat oikeassa käytössä erittäin tehokkaita välineitä. Mutta olennaista on, että pohjalla oleva data on oikein ja helposti saatavilla mihin tahansa tarkoitukseen. Hyvin tehty tietovarasto täyttää tämän tarpeen ja parhaimmillaan tietovarastoa voidaan hyödyntää helposti esimerkiksi käyttäjien tehdessä ad-hoc-raporttinsa nopeasti itse.
Liian helposti tyydytään pelkkiin visualisointiratkaisuihin esimerkiksi juuri mainitulla Qlikview:llä. Niin hyvä kuin itse työkalu onkin, niin ei saisi tyytyä pelkästään sen oman tietomallin käyttöön. Se on käytännössä suljettu järjestelmä, johon toki saa tuotua tietoa monista eri lähteistä, mutta tietoa ei saa helposti ulos mihinkään muuhun järjestelmään. Paljon parempi on rakentaa yleisiin tietokantaratkaisuihin perustuva tekninen alusta tietovarastolle. Sen jälkeen tietoa voi sitten hyödyntää missä tahansa raportointivälineessä.
Mitä tästä opimme?
Yhteenvetona voidaan todeta, että toimiva ja hyvä tietovarastoratkaisu on rakenteiltaan automaattinen, joustava muutoksille, avoin ja järjestelmäriippumaton. Kun tuohon listaan lisätään vielä skaalautuvuus vaikkapa siten, että hyödynnetään modernia pilvipalvelua, niin ratkaisu on varmasti hyvä, kustannustehokas ja hyödynnettävissä pitkälle tulevaisuuteen.
Mutta tekniikan lisäksi oleellista on koko kehitystoiminnan organisointi siten, että hyödynnetään ketterän kehittämisen menetelmiä. Ei ole mitään syytä tehdä yli kahden kuukauden mittaisia projekteja. Kun projektit määritellään lyhyiksi ja toteutetaan nopeasti, investoinneille saadaan paras mahdollinen tuotto.
