Viimeksi kertausharjoituksissa tehtäväni oli ylläpitää ja raportoida tilannekuvaa omasta ja vihollisen toimista. Raportoin kaksi kertaa päivässä, kerran lyhyesti ja kerran pidemmästi. Tämän tiedon pohjalta johto teki päätökset toimenpiteistä ja antoi asianmukaiset käskyt. Tilannekuvan ylläpitoa kutsutaan tiedusteluksi, intelligence. Kuten monesta sotilasjohtamisen asiasta, on myös tiedustelusta kehitetty toimintamalli yrityskäyttöön. Business Intelligencellä (BI) ylläpidetään tilannekuvaa yritysten toimintaympäristöstä.
Useimmissa yrityksissä tilannekuvan raportointi sisäisistä asioista toimii hyvin ja johto tietää missä mennään. Yrityksen ulkoisen toimintaympäristön arviointi taas on usein liitetty strategiaprosessiin, jolloin muutaman vuoden välein tehdään perusteellinen analyysi markkina-, kilpailija-, raaka-aine-, teknologia- ja poliittisesta tilanteesta. Tätä tilannekuvaa on sitten vuosittain tarkastettu ja päivitetty tarvittaessa. Jotkut ovat tehneet myös skenaarioanalyysin tilanteen mahdollisista kehittymissuunnista.
Tilannekuvan päivitystä pitää tehdä koko ajan
Nykyajan nopealiikkeisessä maailmassa suuria muutoksia tapahtuu erittäin nopeasti. Kuka olisi osannut arvioida presidentti Putinin toimenpiteitä, pakolaistilannetta tai diesel-autojen saasteita reilusti etukäteen? Tilannekuvan päivittäminen vuosittain ei nykyaikana enää riitä, vaan se on tehtävä kuukausittain tai jopa viikoittain. Jämähtäminen vanhaan, usein liian ruusuiseen tilannekuvaan, strategiaan tai toimintasuunnitelmaan on äärimmäinen riski.
Miten voimme saada tehokkaasti tietoa tilannekuvan päivittämiseksi? Ehdotan relevantin ulkoisen tiedon tuomista osaksi yrityksen Business Intelligence -järjestelmää. Tarkkailtavia tietolähteitä ovat muun muassa pörssit, uutiskanavat, tutkimuslaitokset, julkiset toimijat sekä sosiaalinen media. Tarkkailtavat tietolähteet pitää valita, ja sitten rakentaa niistä yhteydet omaan BI-järjestelmään, jolloin tieto tulee sovitussa muodossa kaikkien johtajien käyttöön. Valitettavasti vanhentuneet BI-järjestelmät eivät tähän taivu, vaan ne on korvattava uudenaikaisilla ketterillä työkaluilla, jotka mahdollistavat nopeasti uusien tietolähteiden liittämisen sekä myös uusien näkökulmien tuomisen tilanteiden muuttuessa. Tätä voisi kutsua myös Big Datan hyödyntämiseksi.
Tähän haasteeseen suomalainen yritysjohto on tarttunut äärimmäisen hitaasti.
Tilannekuvan muutokseen on reagoitava
Valitettavasti relevantin tilannekuvan ylläpitäminen ei pelkästään riitä. On myös luotava prosessi, jolla reagoidaan tilannekuvan muutokseen. Sotilasympäristössä se tapahtuu antamalla käsky. Yritykset ovat jäykistäneet toimintansa erilaisiin strategioihin, tavoitteisiin, bonusohjelmiin ja muihin rakenteisiin, joiden muuttamiseen ei ole varauduttu. Toimintamallin puuttuessa todetaan helposti, että olisihan se hyvä reagoida, mutta kun meillä on kaikki nämä rakenteet, niin eiköhän vaan jatketa tämä vuosi entiseen malliin.
Edellinen tasavallan hallitus ei kyennyt irtautumaan jo lähtöjään vanhentuneesta hallitusohjelmastaan ja päätyi sen noudattamisen myötä Suomen historian huonoimmaksi.
Ketteryydestä puhutaan, mutta harva on päivittänyt sen osaksi johtamisjärjestelmäänsä.
Kannustan kaikkia aloittamaan ketteryysharjoitukset, jotta selviämme kunnialla tulevissa muutoksissa!
