Kirjoitus käsittelee pääasiassa hankintalain alaista kilpailuttamista, mutta sen tarkoitus on palvella myös mitä tahansa B2B-kilpailuttamista. Tarkoituksena on antaa kilpailuttajille hyviä vinkkejä, joiden avulla säästyy niin rahaa, aikaa kuin mielenterveyttä.
Hankintalain (2007) tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä ja turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailussa (lähde: Laki julkisista hankinnoista, 30.3.2007). Hankintalain uudistus (2015) pyrkii yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä ja huomioimaan paremmin työllisyyteen, terveyteen ja sosiaalisiin näkökohtiin liittyviä tekijöitä (lähde: TEM, 20.4.2015).
Hankintalain henkeen on siis eksplisiittisesti kirjoitettu kaksi laadullista tekijää: tehokas varojen käyttö ja laadukkaat hankinnat. Sen sijaan, että lähtisin ruotimaan miksi näissä epäonnistutaan, pyrin löytämään keinoja näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Koska jokainen voittoa tavoitteleva yritys pyrkii vastaaviin tavoitteisiin myös omissa kilpailutuksissaan, uskon, että nämä tavoitteet ovat linjassa mihin tahansa B2B-hankintaan.
Tässä kirjoituksessa keskitytään strategisten hankintojen kilpailuttamiseen erotuksena transaktionaalisten hankintojen kilpailuttamisesta (esim. toimistotarvikkeet, IT-laitteet). Jälkimmäisen kilpailuttaminen pelkän hinnan perusteella on usein perusteltua kun taas strategisissa hankkeissa lopputuloksen laadulla on huomattava merkitys.
Kokemus vastaavista hankinnoista
Toimittajan kokemus vastaavista hankinnoista on merkki siitä, että jotain samaa on tehty ennenkin. Kokemus vastaavasta toimituksesta ei kuitenkaan yksin riitä laadun takeeksi. Jos olet itse joskus remontoinut taloasi, niin sinulla on kokemusta remontoimisesta, mutta jos kilpailuttaisit remontointifirmaa, niin ostaisitko itseltäsi näillä näytöillä? Kokemusta on siis syytä mitata muutenkin kuin listaamalla referenssejä. Vaadi siis toimittajalta referenssien lisäksi näyttöä onnistuneesta toimituksesta.
Muutamia esimerkkejä referenssien varmistamiseksi:
Kokiko tilaaja, että toimituksen aikataulu, budjetti ja tavoitteet saavutettiin? Jos ei, niin mitä asiakas olisi toivonut toimittajalta enemmän ja mitä hän itse olisi voinut tehdä paremmin? Miten toimittaja itse koki toimituksen onnistumisen ja missä toimittajan mielestä tilaaja olisi voinut menetellä paremmin? Toimitushan voi mennä monella tavalla pieleen, jolloin vastauksista voi paitsi oppia tulevaa hankintaa ajatellen, mutta myös päätellä referenssin todellisen laadun.
Ymmärtääkö toimittaja millaista ongelmaa hankinnalla ollaan ratkaisemassa?
Usein puhutaan asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämisestä ja siinä käytettävien prosessien osaamisesta. Varmista, että toimittajalla on riittävä ymmärrys ratkaistavasta ongelmasta teettämällä toimittajalla ratkaisukuvaus ja -suunnitelma riittävien taustatietojen ja ohjeiden avulla. Anna toimittajalle riittävästi pelivaraa, sillä hyvä toimittaja voi kyetä tekemään parempia ratkaisuja kuin mitä tilaaja oli alun perin itse ajatellut.
Pyri aitoon dialogiin siitä, mitä ollaan hankkimassa
Onnistuneen hankinnan kulmakivenä toimii hyvä ymmärrys toimittajan ja tilaajan välillä siitä mitä ollaan hankkimassa. Kilpailutusdokumentaatio on usein suppea kuvaus hankinnan kohteesta, minkä takia toimittajalle muodostuu myös suppea kuva hankinnan kohteesta. Ilman aitoa dialogia tilauksen ulkopuolelle rajautuu suuri joukko tilaajan aikomia ominaisuuksia, jotka lähtökohtaisesti eivät kuulu toimitukseen. Nämä ominaisuudet pitääkin tilata erikseen hankinnan ulkopuolisena lisätyönä, mikä saattaa räjäyttää hankinnan budjetin. Pyri siis olemaan mahdollisimman avoin hankinnan kohteesta ja siihen sisältyvistä odotuksista.
Dialogi tulee dokumentoida hyvin ja kuljettaa osana kilpailutusta, jotta asioista ei synny myöhemmin epäselvyyttä. Dialogin tulee olla avointa kaikille osallistujille, jotta jokaisella toimittajalla on yhtäläinen näkemys hankinnasta.
Suuret hankinnat pienemmiksi
Näkemykseni on, että suuret IT-hankinnat epäonnistuvat usein liian suuren monimutkaisuutensa takia. Hankkeesta tulee niin iso, että siitä on lähes mahdoton muodostaa kokonaiskuvaa, joka olisi kenenkään hallussa. Ihmisluonteelle on ominaista, että mahdottomilta tuntuvat haasteet pitää pilkkoa pienempiin osakokonaisuuksiin, jotta työ edes saadaan käyntiin. Näin voidaan hyvin menetellä myös IT-hankkeissa.
Kun suuria hankkeita lähdetään pilkkomaan, tulee erityisesti pitää huolta kokonaishankkeen suunnitelmasta ja siinä esiintyvien pienempien osakokonaisuuksien rajoista. Hyvässä hankkeessa käytetään yhtä toimittajaa huolehtimaan kokonaissuunnittelusta ja monia toimittajia tekemään niitä osaratkaisuja, joista jokaisella on paras kokemus. Kun rajaukset on tehty hyvin, niin pienet kokonaisuudet muodostavat toimivan kokonaisuuden.
Miten saadaan kokonaistaloudellisesti edullisin?
Toimittajan päivähinta kertoo, millaisella hinnalla toimittaja kykenee tuottamaan ostettavaa palvelua. Se ei valitettavasti kerro montako päivää työn tekemiseen kokonaisuudessaan menee, eli millä tehokkuudella ja laadulla toimittaja työskentelee. Jos laatua ei mitata tarjousvaiheessa, niin voidaan joutua maksamaan huonosta laadusta enemmän kuin kilpailevista tarjouksista olisi joutunut. Vaikka kilpailutus sisältäisi vaatimuksen työmääristä, edellä kuvattu yhteinen ymmärrys hankinnan sisällöstä voi olla huono ja lisätöiden budjetti on suurempi kuin itse kilpailutuksen kohteena olleen hankinnan. Heikon laadun seurauksena myös hankinnan ylläpidettävyys on suurella todennäköisyydellä huono, mikä nostaa huomattavasti hankinnan elinkaarikustannusta.
Korkea laatu siis maksaa enemmän kuin huono laatu, mutta vain hyvin lyhyellä tähtäimellä. Samasta syystä kokeneelle, osaavalle ja laatua tuottavalle ammattilaiselle maksetaan enemmän kuin vasta aloittelevalle.
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on sellainen, jossa tilaaja ja toimittaja ymmärtävät yhteisesti mitä ollaan hankkimassa, millainen on lopputuloksen laatu, millaisella toimitusaikataululla saadaan valmista ja mikä syntyvä kokonaiskustannus tulee olemaan. On hyvä muistaa, että vastuu lopullisen tilauksen kokonaistaloudellisuudesta on aina tilaajalla.
Suurimmat virheet
Hankintalaki mahdollistaa laadun kilpailuttamisen, mutta usein virheiden pelossa kilpailutus tehdään käytännössä ilman laadullista vertailua. Laadulle voidaan antaa korkea painoarvo, mutta jos laadulliset vaatimukset ovat niin matalat, että kaikki tarjoajat käytännössä yltävät maksimipisteisiin, ei laadullisella vertailulla ole mitään painoarvoa.
Tilaajan tulee huolehtia, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättä. Kilpailutuksessa on toimittava avoimesti ja kilpailutus on tehtävä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina.
Virheitä kuitenkin tulee ja niitä voidaan korjata kilpailutuksen aikana tai kilpailutus voidaan keskeyttää ja tehdä uusiksi. Virheitä ei kannata pelätä, sillä suurimmat virheet syntyvät kun tehdään lakia noudattava, mutta laatua mittaamaton kilpailutus, jonka perusteella tehtävä hankinta voi osoittautua kilpailutusprosessia huomattavasti kalliimmaksi virheeksi.
