Turun kaupunki: Ajan hermolla tiedolla johtamisen kehittämisessä
Tänä päivänä kunnat elävät monimutkaistuvassa maailmassa johon rakenteelliset muutokset ja digitalisaatiosta johtuva tietomäärän kasvu luovat haasteensa. Toiminnan ongelmat ovat yhä enemmän riippuvaisia monista eri asioista ja niiden ratkaiseminen vaatii aikaisempaa parempaa kykyä hahmottaa laajoja kokonaisuuksia ja niiden välisiä asiayhteyksiä. Tietojohtamisesta onkin tullut olennainen osa kuntien strategista johtamista ja hallitusohjelman mukaista julkishallinnon toiminnan kehittämistä.
Yhteinen ketterä tietopohja käyttäjien erilaisiin tarpeisiin
Turun kaupungissa tietoon perustuvaa parempaa johtamista on toimintamalliuudistusten tavoitteiden mukaisesti edistetty kaupungin toimialoilla. Turun kaupungin tiedolla johtamisen kehittäminen alkoi tavoitteesta luoda yhteinen tietopohja, joka vastaisi ketterästi ja laajasti eri käyttäjäryhmien raportointi- ja tietotarpeisiin. Pohjaksi luotiin tietovarasto ja sen päälle raportointiratkaisu. Kehittämistä on vuosien aikana tehty vaiheittain alkaen vanhuspalveluiden kokonaisuudesta. Tällä hetkellä valtaosa hyvinvointitoimialan toimintatiedoista on tietovaraston ja raportoinnin piirissä, mutta kehittäminen on jatkuvaa uusien tietotarpeiden kasvaessa.
Tekniset ratkaisut pohjautuvat yhdessä asiakkaan kanssa tehtyyn käsitemalliin, jossa on kuvattu toiminnan lähtökohdista tarvittavat tiedot ja niiden väliset yhteydet. Käsitemalli muodostaa yhteisen kielen niin eri toimijoiden kuin toiminnan ja tekniikan välille.
Useiden vuosien kehittämisen aikana Cerion on toteuttanut tietojen tuotannon automatisoivat tietotekniset ratkaisut. Niihin kuuluvat dynaaminen tietovarasto latauksineen, mittarilaskennat, erilaiset visuaaliset ja porautuvat raportointimallit sekä rajapinnat tietojen lataamiseksi tietovarastoon ja niiden hyödyntämiseksi eri työkaluilla. Tekniset ratkaisumallit ja ketterä kehitysmenetelmä on jatkokehitetty yhdessä kaupungin IT-palveluiden kanssa koko kaupungin toiminnot kattavaksi tietovarastointi- ja raportointikonseptiksi sekä yleiseksi kehittämisen hallinnan malliksi.
Ratkaisu laajenee
Hyvinvointitoimialalta ratkaisu on tähän mennessä laajentunut IT-palveluihin, kaupungin osakkuusyhtiö Arkea Oy:hyn, työterveyshuoltoon sekä sivistystoimialalle. Sivistystoimialan tiedolla johtamisen perusta luotiin osana valtakunnallista Kuntatieto-ohjelmaa, jossa kehitettiin pilottiprojektina sivistystoimialan johdon raportointia sekä rakennettiin käsitemalleja ja työkaluja helpottamaan tilastointia ja viranomaisraportointia. Kehitettyihin kokonaisuuksiin kuuluivat eri palvelualueiden toiminta-, talous- ja henkilöstötietojen yhdistäminen raportoinnissa sekä tilastoinnissa ja tietojen yhteismitallistaminen myös valtakunnallisten JHS-standardien mukaisesti.
Vuonna 2013 kaupungin toimintamallia ja johtamisjärjestelmää lähdettiin uudistamaan. Tuolloin huomattiin, että konsernimainen johtamistapa edellyttää aikaisempaa parempaa tilannetietoa kaupungin toiminnasta ja taloudesta. Tiedolla johtaminen onkin sittemmin noussut Turun kaupungin strategiakauden yhdeksi kärkihankkeeksi. Se sisältää varsinaisen teknisen kehittämisen lisäksi organisointiin ja prosesseihin liittyviä töitä. Tavoitteena on laajentaa ja yhdenmukaistaa tiedolla johtamisen kokonaisuutta niin teknologia-, työkalu- kuin ohjausmielessä.
Turun kaupungin tietojohtamisen visiona on luoda kuntasektorin edistyksellisin strategisen johtamisen malli, jossa yhdistyvät strateginen tavoiteasetanta ja toimeenpano, väestöpohjainen kysynnän ja tarjonnan suunnittelu sekä kehittämisen johtaminen.
”Se, mikä tekee Cerionista hyvän kehittämiskumppanin, on laaja-alainen osaaminen teknisistä ratkaisuista tiedon hyödyntämiseen johtamisessa ja päätöksenteossa. Yhteistyö on ollut paitsi tuloksellista, myös kaikin puolin mutkatonta ja joustavaa.”
