Projektin tai hankkeen onnistumiseen ja tavoitteisiin pääsyyn vaikuttaa vahvasti se, miten sitä vedetään. Yksikään projekti ei voi välttyä muutoksilta, joten lopputuloksen aikaansaaminen edellyttää vahvaa projekti- ja muutosjohtamista.
Cerionin projektipalvelut tarjoavat premium-tason projektipäällikön asiakkaan avuksi. Projektijohdollisten tehtävien lisäksi hän ohjaa ja neuvoo organisaatiota projektitoiminnan käytännöistä ja tarvittaessa valmentaa mukanaolevia ihmisiä.
Outokumpu Global Print Service -projekti alkoi 2012. Cerionin projektipäällikkö liittyi Outokummun valitsemana tiimiin maaliskuussa 2014, kun yrityksen tulostinkumppanin Kyoceran toimittamien laitteiden asennukset olivat alkamassa. Valmiiseen pöytään hän ei istunut, sillä useampikin asia oli vielä selvitettävänä. Kartoitusta vaati esimerkiksi, millaisia vanhoja laitteita oli missäkin ja mitä tukisopimuksia niihin oli olemassa.
Säästövaatimukset ja ulkoistamiset vaativat taitoa muutosprojektin vetäjältä
Projektin toteutukselle toi vankan selkärangan Outokummun säästöohjelma, jonka mukaisesti projektin piti saavuttaa 20% säästöt aiempiin kustannuksiin verrattuna. Lisäksi yrityksellä oli menossa laajat ulkoistukset, jotka koskivat myös IT-tukea. Globaalina projektina oli odotettavissa myös toimintatapojen ja -kulttuurin muutokseen liittyviä haasteita. Ulkopuolisen projektipäällikön mukaan ottamiselle Print Service -projektiin oli niin tarve kuin perusteet.
Projektiin valitulla ammattiprojektipäälliköllä oli aiempaa kokemusta kansainvälisen ”roll-outin” vetämisestä vastaavantyyppisessä organisaatiossa. Siksi myös tässä projektissa hän oli varautunut erityisesti toimintakulttuurin muutokseen liittyvään vastarintaan. Heikkojen signaalien ja tunnelmien luottaaminen sekä ahkera kommunikointi eri osapuolien kanssa varmistivat kuitenkin sen, että kaikki sujui hyvin. Merkittävämmän haasteen projektissa toivatkin tekniset seikat. Outokummulla oli useampia toimipaikkoja, lähinnä terästehtaita, jotka on rakennettu yli 30 vuotta sitten, ja joissa oli huomattava määrä vanhempia teknisiä ratkaisuja. Näiden ratkaisujen kanssa työskenteleminen sekä yhtäaikaiset ulkoistukset olivat haastava yhtälö. Cerionin projektipäällikön piti pystyä toimimaan projektissa tältä osin myös teknisenä arkkitehtina ja ymmärtää, miten taustalle luotu infrastruktuuri ja järjestelmät toimivat, kuinka niitä pitää muuttaa ja miten ne saadaan tekemään sitä mitä halutaan.
Hän antaakin vinkin huomioida ulkoistusprojektien vaikutukset samaan aikaan käynnissä oleville muutosprojekteille: ”Tässä tapauksessa ulkoistettiin IT-tuki. Printtipalvelu piti rakentaa sillä ymmärryksellä, että kuka tahansa ja missä tahansa voi pitää asioita hallitusti silmällä ja reagoida erilaisiin tarpeisiin. Olisi IT-tuki sitten Intiassa tai Suomessa.”
Nälkä saa kasvaa syödessä
Kokonaisuutena Outokummun projekti oli iso, mutta ketterä. Tavoitteet oli asetettu, mutta niitä muokattiin tilanteiden mukaan ja tuki johdolta oli vahva. Alunperin projekti suunniteltiin koskemaan 8 toimipaikkaa, mutta valmiiksi tehtiin 40. Tämä kuvaa hyvin projektin lähestymistapaa: jos menee hyvin, niin jatketaan tuloksekasta tekemistä. Niin tehtiin.
Myös Outokummun säästötavoitteiden osalta projekti eteni suunnitelmien mukaan. Vanhoista 2600 tulostimesta siirryttiin 1300 uuteen. Jatkossa niitä myös vaihdetaan säännöllisesti viimeistään viiden vuoden välein. Laitekannan läpinäkyvyys ja keskitetty monitorointi ovat näin varmistettu ja projektin tavoitteet tältäkin osin saatu maaliin.
Outokumpu on ruostumattoman teräksen markkinajohtaja maailmassa 2,6 miljoonan tonnin kylmävalssauskapasiteetilla. Sen tuotantolaitokset ovat Suomessa, Saksassa, Ruotsissa, Isossa-Britanniassa, Yhdysvalloissa, Kiinassa ja Meksikossa. Yrityksen palveluksessa on yli 12.000 ammattilaista yli 30 maassa, joista noin 2 400 Suomessa.
